W celu ustalenia sposobu opodatkowania kaucji gwarancyjnej podatkiem VAT konieczne jest określenie jej charakteru prawnego. W tym miejscu należy stwierdzić, iż ustawodawca nie zdefiniował pojęcia kaucji gwarancyjnej na gruncie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT), w związku z czym niezbędne jest odwołanie się do definicji słownikowej tego pojęcia.  Zgodnie ze znaczeniem językowym kaucja stanowi sumę pieniężną złożoną jako gwarancja dotrzymania zobowiązania i stanowiącą odszkodowanie w razie niedopełnienia zobowiązania. Kaucja jest deponowana na rachunku bankowym bez prawa do bieżącego wykorzystania tych środków przez strony umowy, a wypłacana jest w ściśle określonych przypadkach.

W nawiązaniu do powyższego należy stwierdzić, iż kaucja nie stanowi należności za wykonaną usługę ani też sama nie może być kwalifikowana jako świadczenie usług. W konsekwencji, czynność polegająca na pobraniu kaucji a następnie dokonania jej zwrotu nie stanowi czynności opodatkowanej podatkiem VAT. Trzeba bowiem mieć na uwadze, iż opodatkowaniu VAT podlegają jedynie: odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport i import towarów, wewnątrzwspólnotowe nabycie i dostawa towarów (art. 5 ust. 1 ustawy o VAT)

Należy również wskazać, iż kaucja gwarancyjna nie stanowi formy przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty, o czym świadczy jej zwrotny charakter. Zatem otrzymana kaucja nie może stanowić obrotu, o którym mowa w art. 29 ust. 1 i 2 ustawy o VAT. Tym samym otrzymujący kaucję powinien udokumentować jej uzyskanie za pomocą dowolnego dokumentu księgowego (np. noty księgowej).