Elementy dowodu w księgach rachunkowych – odpowiedź na pytanie Czytelnika na FORUM portalu TaxFin.pl

Odpowiedź Redakcji:

Ustawa o rachunkowości przewiduje w art. 21 ust 1 a że można zaniechać zamieszczania na dowodzie niektórych danych, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.
Dane, które można pominąć na dowodzie to:

  • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów; – art. 21 ust 1 pkt. 5 uor
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w  księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania – – art. 21 ust 1 pkt. 6 uor
Pominiecie podpisu wystawcy wynika przede wszystkim z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.11.2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2008 r. nr 212, poz. 1337 ze zm) gdzie wśród elementów niezbędnych na fakturze nie jest wymieniony podpis Anie wystawcy ani odbiorcy.  Zmiana ta rewolucyjna swego czasu została wprowadzona w jednym z poprzednich rozporządzeń w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.
Oczywiście zasady dotyczące pominięcia podpisu dotyczą nie tylko faktury ale i pozostałych dokumentów do których stosuje się ww. rozporządzenie.

Co do kwestii drugiej czyli pominięcia stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w  księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Tu zasady pomijania powinny być określone w dokumentacji polityki rachunkowości a właściwie z jej częściach poświęconych opisowi systemu przetwarzania danych, w szczególności obiegowi dokumentów i opisowi systemu informatycznego.
Nie ma na przykład potrzeby umieszczania informacji o sposobie ujęcia dowodu w księgach rachunkowych – jeśli dowód jest generowany poprzez algorytm programu komputerowego np. modułu sprzedażowego a następnie przekazywany do księgi głównej ( np. system Finansowo-księgowy) za pomocą stałego algorytmu. Algorytm ten oczywiście powinien być opisany w dokumentacji. Powinna być sprawdzana także jego poprawność.

Podobnie np. z danymi dotyczącymi księgowania ( i rozksięgowania) listy płac, rozliczenia wyrobów gotowych czy wydawania wyrobów lub towarów z magazynu w celu sprzedaży.

Generalnie, tam gdzie zapisy są tworzone automatycznie, ISTNIEJE kontrola poprawności algorytmów oraz są spełnione inne warunki o których mowa w art. 20 ust 5 uor można wskazać w dokumentacji dotyczącej polityki rachunkowości iż pomija się stwierdzenia o których mowa w art. 21 ust 1 pkt. 6 uor.
Natomiast w przypadku dowodów ujmowanych indywidualnie raczej nie należy rezygnować z ujmowania na dowodach stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w  księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacji), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Jedna myśl na temat “Elementy dowodu w księgach rachunkowych – odpowiedź na pytanie Czytelnika na FORUM portalu TaxFin.pl”

  1. Zgodnie z rozporządzeniem wykonawczym RADY (UE) NR 282/2011 z dnia 15 marca 2011 r. ustanawiającym środki wykonawcze do dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, kształcenie zawodowe lub przekwalifikowujące powinno obejmować nauczanie pozostające w bezpośrednim związku z branżą lub zawodem, tak samo jak każde nauczanie mające na celu nabycie lub uaktualnienie wiedzy do celów zawodowych, bez względu na czas trwania kursu. Tym samym szkolenie z obsługi zakupionego programu komputerowego mogłoby zostać uznane za kształcenie zawodowe, ale ze zwolnienia będzie mogło dopiero korzystać w przypadku spełnienia jednego z warunków, które zostały określone w art. 43 ust. 1 pkt 29 ustawy o VAT.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *