Dowody księgowe to dokumenty stanowiące podstawę księgowania, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające – zgodnie z ustawą o rachunkowości (dalej UoR) – niezbędną treść.
Dokument księgowy jest pojęciem znacznie szerszym, obejmuje zarówno dokumenty podlegające księgowaniu (czyli dowody księgowe), jak i dokumenty niepodlegające ewidencji.
Co do zasady dokumenty księgowe odzwierciedlają zdarzenia gospodarcze, natomiast dowody księgowe operacje gospodarcze.
Dowody księgowe, będące zgodnie z art. 20 ust. 1 UoR podstawą dokonywanych w księgach zapisów księgowych, można podzielić na:
1. dowody zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów – są to np. faktura zakupu, nota księgowa, nota odsetkowa, potwierdzenie salda;
2. dowody zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom – np. faktura sprzedaży, ale także nota księgowa, nota odsetkowa;
3. dowody wewnętrzne – dotyczą dokumentowania operacji wewnątrz jednostki, np. lista płac, dokumenty potwierdzające ruchy na magazynach – PZ, WZ, MM, ZW.
UoR dopuszcza także, aby podstawą zapisów mogły być dowody księgowe:
1. zbiorcze – służą one do dokonywania łącznych zapisów dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2. korygujące zapisy poprzednie;
3. zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4. rozliczeniowe – ujmujące dokonane już zapisy według nowych kryteriów klasyfikacji.
Zgodnie z zapisami UoR, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:
1. uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;
2. możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;
3. stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
4. dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
Cechy dowodów księgowych
Dowód księgowy musi odpowiadać ściśle określonym, zdefiniowanym w art. 21 UoR, wymaganiom co do treści jak i formy. Powinien on zawierać przynajmniej:
1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:
1) w ust. 1 pkt 1–3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.
Dowód księgowy spełnia wiele funkcji:
1. jest dokumentem – funkcja dokumentacyjna;
2. potwierdza, że wskazane w nim operacje gospodarcze rzeczywiście wystąpiły w określonym miejscu i czasie – dowodowa;
3. znajduje się w nim wiele źródłowych informacji analitycznych – informacyjna;
4. pozwala na pełna kontrolę dokonanych operacji – kontrolna.
Poprawianie błędów w dowodach księgowych
Każdy dowód powinien być wystawiony w sposób rzetelny, staranny, czytelny i trwały. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.
Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiednich, przewidzianych prawem, dokumentów zawierających odpowiednie sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem.
Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, jeśli odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawić pojedynczych liter lub cyfr.
Wszelkie dokumenty stanowiące podstawę księgowania przed zrealizowaniem i zaksięgowaniem powinny być poddane kontroli. Należy dokonać sprawdzenia ich legalności, rzetelności oraz prawidłowości zdarzeń i operacji gospodarczych odzwierciedlonych w tych dokumentach. Wykonanie kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej dokumentów stwierdza się i uwidacznia na dokumencie poprzez złożenie podpisu osoby upoważnionej do przeprowadzenia kontroli oraz wpisanie daty jej dokonania.
Kontrola dowodów księgowych prowadzona jest przez głównego księgowego lub upoważnione przez niego osoby. Potwierdzeniem przeprowadzenia kontroli jest podpis osoby odpowiedzialnej. Wyróżnia się:
- kontrolę merytoryczną;
- kontrolę formalno-rachunkową,
Jeżeli w toku w/w procedur kontrolnych zostaną stwierdzone braki lub nieprawidłowości w dowodzie, dokument ten powinien zostać zwrócony do odpowiedniej komórki lub osoby w celu dokonania odpowiednich zmian lub poprawek.
Ujmowanie dowodów księgowych
Po dokonaniu pełnej kontroli dokumentów księgowych, dowodom księgowym muszą zostać nadane numery identyfikacyjne. Nadaje się im więc numer, pod którym mają być księgowane i przechowywane, niezależnie od tego, że w przypadku dowodów obcych wystawca danego dokumentu nadał mu własny numer. Numery powinny w sposób jednoznaczny i niepowtarzalny umożliwić identyfikację danego dokumentu. Na każdym dowodzie powinny znajdować się informacje odnośnie okresu, w którym powinien być on ujęty w księgach rachunkowych, na jakich kontach powinny być zaewidencjonowane operacje, które dany dokument potwierdza – całość tego procesu nazywamy dekretacją dowodów księgowych.
Z wszystkich powyższych informacji wynika, że dowód księgowy spełnia swoją funkcję, jeżeli jest:
- rzetelny, tj. odzwierciedla rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej,
- kompletny, zawierający cechy określone art. 21 UoR,
- sprawdzony pod względem:
o merytorycznym,
o formalnoprawnym,
o rachunkowym;
- pozbawiony niedopuszczalnych poprawek,
- opatrzony w oznaczenia identyfikujące go z zapisami w księdze rachunkowej,
- sprawdzony w języku polskim lub obcym, a dane w walucie obcej przeliczone są na walutę polską.
Dowody księgowe przechowuje się w taki sposób, aby zabezpieczyć je przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnieniem, uszkodzeniem, zniszczeniem. Dowody księgowe przechowywane są w postaci oryginalnej, w określonym porządku w podziale na okresy sprawozdawcze. Mogę być przechowywane:
- w siedzibie firmy,
- poza siedzibą firmy – ale w tym przypadku należy to zgłosić do właściwego urzędu skarbowego w terminie 15 dni od daty ich wydania, w razie kontroli trzeba zapewnić dostępność dokumentów podmiotowi kontrolującemu.
